Vélo de service
Le vélo de service est un vélo fourni par l’employeur aux employés dans le cadre de leurs déplacements professionnels. Il s’agit donc bien d’un vélo partagé entre les employés de l’entreprise. Il fait souvent partie d’une flotte partagée. Attention à bien le différencier du vélo de société.
L’acquisition de la flotte de service par l’employeur peut se faire à travers différents canaux : l’achat, le leasing ou passer par des offres comme celle de swapfiets, ou les vélos en libre-service de la Région ou de la commune.
L’achat
L’entreprise/l’employeur achète des vélos à un fournisseur et les met à disposition de ses employés via un système de réservation « maison » qui doit également être construit et mis en place par l’employeur (demande des ressources temps et humaines). Dans ce cas, l’exonération fiscale est d’application, pour les organisations soumises à l’impôt : déductibilité fiscale à concurrence de 100% de l’impôt de société.
Le leasing
L’entreprise peut choisir de « se simplifier la vie » en passant par une société de leasing qui fournit la flotte de vélos qui sera utilisée par les employés. Cette option peut être plus couteuse sur le court terme mais est une option « clé sur porte », complète. Finalement, elle est sans doute plus efficace et fait économiser des moyens sur le moyen/long terme.
Un paiement mensuel est réalisé pour la « location » des vélos, et c’est l’employeur qui assume ces coûts. À la fin de la durée du contrat, souvent 3-4 ans, les vélos sont rachetés par l’employeur, ou restitués à a compagnie en fonction de la formule choisie.
Liste non exhaustive de société de leasing spécifiques aux vélos de service (proposant un système de réservation) : HOOBA, Kameo Bikes, Zingi
Tout externaliser en optant pour un leasing « facilite les choses » : la société de leasing se charge de gérer tout ce qui touche au vélo, ainsi que de répondre à toutes les questions (entretiens, assurances, assistance). De cette façon, les vélos sont toujours fonctionnels.
Autres
Le système de location de vélos via Swapfiets est une troisième possibilité. Bien qu’il ne propose pas de système de gestion de la flotte, cette option permet d’avoir un vélo électrique pour environ 65€ par mois, avec un système de dépannage immédiat, inclus, et sans aucun souci à se faire pour le vol de vélo.
Une autre alternative est de posséder 2 ou 3 badges (et batterie pour la version électrique) des (e-)Villo en Région Bruxelloise ; ou des Li bia velo à Namur, par exemple.
Système de réservation homemade
Souvent, c’est inclus dans les formules proposées par les sociétés de leasing.
Emprunt de vélos
- Faire signer un règlement d’utilisation au préalable, à tous les utilisateurs (voir le template proposé par Tous Vélo Actifs)
- Simplifier la procédure d’emprunt des vélos : via un agenda partagé ou une feuille d’inscription/ planning via la réception, ou le cas échéant, le même système que pour la réservation des salles de réunion.
- Via l’application/ logiciel fourni par la société de leasing
- Fournir également cadenas, casque, fontes, porte gsm, chasuble fluo.
Entretien
- La batterie doit être chargée : le personnel qui utilise un vélo doit veiller à charger la batterie après utilisation ; ou une personne doit être désigné responsable pour cela.
- Un entretien périodique doit être réalisé : 2 fois par an via un prestataire externe, en fonction de l’intensité de l’utilisation qui en sera faite bien évidemment.
Communication
- Informez les collaborateurs de leur existence et expliquez leur fonctionnement (par exemple, via une vidéo, une séance d’information ou une page intranet)
- Mettez-les en avant (par exemple, à la réception dans un premier temps) pour sensibiliser et informer le personnel
Test du trajet domicile-travail
Une manière de promouvoir le vélo est de prêter périodiquement, par exemple annuellement, les vélos de service aux employés qui souhaitent tester le vélo pour les trajets domicile-travail. Attention, vérifiez si les clauses d’assurance autorisent cette utilisation des vélos de service pour tester les déplacements domicile-travail.