Vous mettez un vélo personnel à disposition de chaque travailleur qui le souhaite. Le travailleur pourra l’utiliser pour ses trajets domicile-travail et pour des déplacements professionnels. Si les travailleurs qui bénéficient d’un vélo l’utilise au moins pour 20 % de leurs trajets domicile-travail, ce n’est pas considéré comme un avantage de toute nature. Trois possibilités existent : 

• soit vous procédez à un achat groupé ;
• soit vous louez des vélos sur le long terme ;
• soit vous mettez en place un leasing pour les employés. Concernant le paiement du leasing, trois options existent :
  • soit le leasing est payé à 100 % par l’entreprise et gratuit pour l’employé ;
  • soit le leasing est payé par l’employé via son salaire brut, son 13^ème mois, sa prime de fin d’année ou autre, et est donc gratuit pour l’employeur. Cela reste avantageux pour l’employé parce que le vélo est payé sur son salaire brut et pas sur son salaire net. Remarque : cette option n’est pas possible pour les employeurs publics qui emploient des travailleurs dont le salaire est fixé par un barème (SPF, organismes régionaux, hôpitaux, etc.) parce qu’il n’est pas permis de toucher au barème ;
  • soit le leasing est payé en partie par l’employé et en partie par l’employeur, selon une clé de répartition à définir.

Concernant la gestion du leasing, deux options existent :

• soit l’entreprise gère tout en interne ;
• soit l’entreprise passe par une compagnie de leasing qui se charge de gérer tout ce qui touche au vélo, de répondre à toutes les questions des employés, et de calculer l’impact du leasing pour le calcul des salaires.

Quelle que soit votre préférence, il est impératif de prévoir, en amont de la fourniture d’un vélo de société, les aspects pratiques suivants.

• L’entretien au minimum 1x/an de chaque vélo, idéalement 2x/an.
• Une assistance en cas de panne ou de problème sur la route.
• Différents modèles et différentes tailles qui correspondent aux besoins des employés : vélos pliants, électriques, etc. adaptés à la taille de chacun.
• Les modalités d’accès au vélo et les conditions d’utilisation : il est utile d’écrire un « bike policy » à faire signer par chaque travailleur qui reçoit un vélo.

Tous les coûts supportés par l’employeur peuvent être déduits fiscalement (achat, leasing, entretiens, etc.).

Une excellente manière de savoir si le vélo peut convenir à vos employés pour leurs trajets domicile-travail ou déplacements professionnels est de leur permettre de tester un vélo adapté à leurs besoins pendant une période suffisamment longue.

Plusieurs organisations, comme la Commission européenne ou la Clinique CHC du MontLégia, permettent depuis des années à leurs employés de tester un vélo. L’entretien des vélos, l’assistance en cas de panne et la gestion des inscriptions au test peuvent être effectués par Pro Velo. Une option de rachat du vélo pour l’employé qui aurait été convaincu est également possible !

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